Zaventem, le 10 août 2018 - Les employés d'aujourd'hui et de demain ont des exigences différentes de celles des générations précédentes. Ils veulent choisir eux-mêmes leurs horaires et leur lieu de travail plutôt que de devoir se conformer à un programme fixe. Les employeurs peuvent répondre à cette exigence en permettant de travailler de façon mobile depuis n’importe où, de façon à ce que leurs collaborateurs bénéficient d’un accès illimité au réseau, aux données et aux applications de l'entreprise. Toutefois, cela reste un défi majeur pour de nombreuses entreprises car elles sont incapables d'offrir un tel accès, comme le révèle une étude menée par Konica Minolta auprès de ses clients* dans dix pays européens à la fin 2017.

L'étude portait sur les défis auxquels sont confrontés les responsables de la gestion de l'information et les parties prenantes au niveau des processus d'entreprise. Konica Minolta s’est également intéressé à la stratégie mise en œuvre pour les relever. Fournir un accès ubiquiste et sécurisé au contenu et rendre celui-ci facilement interrogeable est un défi encore plus compliqué lorsqu'on tient compte d'aspects comme la recherche dans plusieurs systèmes ECM ou de gestion documentaire et qu’on y ajoute l'accès aux documents depuis les périphériques mobiles. Les sondés ont déclaré qu’un large accès (41 pour cent) et de solides capacités de recherche (34 pour cent) sont les principaux défis à relever dans le domaine de la gestion des informations. D'autre part, 57 pour cent des entreprises n'offrent pas d'accès mobile aux documents et 44 pour cent admettent qu'elles n'offrent que peu, voire aucune fonctionnalité de recherche à leurs utilisateurs.

Les systèmes de gestion de l'information et de capture à l'ère de l'explosion du volume des données

Bien que nous vivions dans un monde saturé d'informations où l'on assiste à l'explosion des volumes de contenu générés électroniquement, 53 pour cent seulement des entreprises interrogées déclarent avoir un système de gestion documentaire ou de contenu. Malgré le fait que l'imagerie documentaire soit un des éléments de la boîte à outils des processus d'entreprise depuis près de trente ans, et que les premières implémentations de grande envergure des systèmes de gestion documentaire aient eu lieu il y a plus de vingt ans, seulement 31 pour cent des entreprises interrogées disposent de systèmes d'imagerie pour alimenter leurs processus opérationnels. 14 pour cent de celles n’ayant pas de systèmes de gestion documentaire ou de gestion de information (5 pour cent au total dans l'enquête) admettent que leurs systèmes de partage de fichiers ou de partage dans le cloud sont « quelque peu chaotiques », et 43 pour cent dépendent des pièces jointes aux e-mails et des disques durs personnels pour le partage de documents.

L'énorme défi du RGPD

Le Règlement sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai dernier. Décrit comme le plus important changement dans l’histoire de la réglementation sur la protection de la vie privée en vingt ans, le RGPD stipule que les entreprises doivent garantir un stockage sécurisé et conforme des données des citoyens, des clients, des prospects et des employés. L’enquête révèle que pour 28 pour cent des entreprises interrogées, le RGPD est le plus grand défi à relever dans le domaine des prestations de gestion documentaire. 43 pour cent des entreprises avec un effectif inférieur à 50 employés déclarent ne pas être suffisamment renseignées sur le RGPD pour modifier leurs processus et leurs systèmes, tandis que 47 pour cent des entreprises de 500 employés doivent revoir leurs processus de traitement des données clients, renforcer la sécurité et améliorer la gestion des dossiers en raison du RGPD.

Les applications les plus populaires de processus avec une technologie de capture intégrée

Les comptes fournisseurs (29 pour cent) et les comptes clients (12 pour cent) représentent les applications de processus avec une technologie de capture intégrée les plus populaires, suivis de la gestion des prestations/dossiers client (10 pour cent) et des ressources humaines (8 pour cent). 36 pour cent effectuent des captures pour l’archivage et 37 pour cent n’offrent pas d’applications avec technologie de capture intégrée. Konica Minolta a voulu en connaître la raison. « Trop petite » et « Sans intérêt » sont des explications évidentes, mais 14 pour cent ont besoin d’une meilleure justification des coûts. 10 pour cent pensent qu’elles ne disposent pas de l’expertise nécessaire et 11 pour cent veulent qu’on leur montre ce qui est possible.

Les avantages des initiatives de gestion documentaire et de processus

Pour 51 pour cent des sondés, une meilleure agilité et flexibilité sont les principaux avantages de leurs initiatives de gestion documentaire et de processus. Cela couvre des aspects tels que le changement structurel, l’optimisation des processus, la réaction des clients, l’externalisation et l’adaptation à des environnements de travail en constante évolution. Vient ensuite le partage accru des connaissances au sein des équipes et entre celles-ci (39 pour cent), suivi d'un meilleur service à la clientèle et d'une meilleure fidélisation des clients (35 pour cent). Il s’agit, dans tous ces cas, d’avantages intangibles difficiles à monnayer, mais essentiels pour la réussite d’une entreprise.

Retour sur investissement

En dépit de la nature intangible des avantages, les décisions autorisant un investissement dans la plupart des entreprises sont motivées par les critères de retour sur investissement. Il ressort du sondage qu’un tiers des mesures de gestion de documents et de processus suffisent à amortir l’investissement en douze mois ou moins, et deux tiers en deux ans. 62 pour cent des entreprises participantes entendent investir davantage dans les systèmes de gestion documentaire et/ou de processus dans les deux prochaines années.

« Le mode de travail des employés modernes a déterminé leur interaction avec les mutations dans le domaine de l’information. Il est crucial de permettre un accès facile et intuitif afin que chacun puisse accomplir son travail le plus efficacement possible », explique Jeffrey Muller, Market Development Manager ITS chez Konica Minolta Business Solutions. « Une stratégie de gestion de l’information adéquate est la clé pour offrir un bon service aux utilisateurs, être compétitif et garantir la conformité à la réglementation ».

Le rapport complet « Amélioration et automatisation des activités d'entreprise grâce à la gestion de l'information – Un sondage comparatif » peut être téléchargé via

https://ecm.konicaminolta.be/fr/telechargements/whitepaper-and-ebooks/amelioration-et-automatisation-des-processus-dentreprise-grace-a-la-gestion-de-linformation/

*À propos de l’étude

Les résultats de l’étude cités dans ce rapport sont tirés d’un sondage mené entre la mi-septembre et la mi-novembre 2017, auquel ont participé 332 d’entreprises. Les données furent collectées à l’aide d’un outil en ligne. Le sondage a été traduit en six langues, l’invitation a été envoyée par e-mail aux clients de Konica Minolta opérant dans divers secteurs dans dix pays d'Europe. 44 pour cent des personnes interrogées venaient d’entreprises employant de 1 à 50 personnes, 39 pour cent d’entreprises avec 50 à 500 employés et 17 pour cent avec plus de 500 employés.