Les solutions existantes de partage de fichiers et de gestion documentaire font peu pour lutter contre les conséquences onéreuses, frustrantes et chronophages des problèmes de collaboration documentaire

Points clés :

· La grande majorité des travailleurs intellectuels perd chaque jour du temps à cause de questions relatives aux versions des documents. Par exemple, en devant retrouver la bonne version ou en travaillant sur un document qui n'était plus d'actualité.

· Environ 9 salariés sur 10 des entreprises équipées d'un système de gestion documentaire ou d'un service de partage des fichiers perdent malgré tout encore du temps à cause de ces problèmes de versions (respectivement 86 % et 90 %).

· Les questions de collaboration documentaire font perdre plus de temps que le fait de ne pas avoir accès au réseau et elles sont plus frustrantes qu'enfermer ses clés à l'intérieur de sa voiture.

· Les organisations peuvent sensiblement améliorer leur productivité et diminuer leurs coûts en prenant ces problèmes récurrents à bras le corps.

WOKINGHAM, Royaume-Uni (le 26 mars 2013) – Des pratiques de collaboration documentaire médiocres coûtent beaucoup d'argent, font perdre énormément de temps et sont sources de frustrations, pense Perforce Software, qui a commandité une étude indépendante portant sur un échantillon d'employés administratifs. Réalisée en ligne par Harris Interactive®, cette enquête de juillet 2012, menée auprès de 1 004 travailleurs intellectuels[1] des États-Unis et du Royaume-Uni, montre que les problèmes de collaboration documentaire sur le lieu de travail sont omniprésents, frustrants et à l'origine de baisses de productivité coûteuses, et ce même quand des outils de partage de documents sont en place. Elle indique aussi que ces problèmes ont des conséquences insoupçonnées, qui vont de la perte d'opportunités commerciales à l'atteinte à la réputation en passant par la mauvaise impression laissée sur les collègues et les clients.

Les problèmes de collaboration documentaire surviennent lorsque les documents passent par les mains d'un grand nombre de contributeurs et sont, de ce fait, souvent enregistrés sous autant de versions différentes. Ils sont aussi répandus que fastidieux, comme devoir retrouver la bonne version d'un fichier, se rendre compte que l'on a travaillé sur une mauvaise version d'un document ou avoir à ressaisir manuellement les modifications apportées par d'autres.

Connus de peu, ressentis par le plus grand nombre
Si l'expression « problèmes de versions » n'est familière que pour moins de la moitié (45 %) des travailleurs intellectuels interrogés, plus de quatre sur cinq (83 %) déclarent perdre ou gaspiller du temps tous les jours à cause d'eux. Exemples de désagréments évoqués :

· Fouiller le disque dur ou la boîte aux lettres à la recherche de la version la plus actuelle ou correcte du fichier (73 %)
· Devoir attendre que quelqu'un ait fini de travailler sur un document (59 %)
· Récupérer manuellement des documents pour effectuer un tri dans les changements d'un ou plusieurs contributeurs (56 %)
· Travailler sur un document pour se rendre compte au bout d'un certain temps qu'il ne s'agit pas du bon fichier ou qu'il n'est plus d'actualité (47 %)

Il est intéressant de noter que, sur les 69 % des travailleurs intellectuels occupés dans des entreprises utilisant un système de gestion documentaire ou un service de partage des fichiers, 9 sur 10 rencontrent malgré tout encore des problèmes de versions (respectivement 86 % et 90 %), ce qui tend à indiquer que les solutions existantes font peu pour les résoudre.

« Cette étude aide à quantifier un problème auquel tout le monde ou presque est confronté d'une manière ou d'une autre », explique Christopher Seiwald, directeur général et fondateur de Perforce. « Les pratiques et systèmes collaboratifs actuels ne résolvent pas les problèmes de versions qui diminuent la capacité des structures à organiser efficacement la collaboration autour de leurs documents. Nous avons largement résolu cette question pour les équipes de développement logiciel, qui opèrent dans les environnements collaboratifs les plus complexes qui soient, mais la plupart des équipes administratives doivent encore trouver l'approche adéquate pour attaquer le problème à sa racine, à savoir la gestion des versions. »

Plus fastidieux que les spams, plus frustrants que les tickets de parking
Selon les conclusions de l'enquête, les problèmes de versions des documents sont mortels pour la productivité. Leur impact combiné sur la productivité (75 %) est plus important pour un pourcentage plus élevé de travailleurs intellectuels que :

· Ne pas avoir accès au réseau (71 %)
· Être assailli de spam et de pourriels (59 %)
· Oublier son téléphone portable à la maison (34 %)

L'enquête conclut aussi que les problèmes documentaires (83 %) sont plus frustrants pour un pourcentage plus élevé de travailleurs intellectuels que :

· Enfermer ses clés à l'intérieur de sa voiture (78 %)
· Aller chercher un ticket parking (78 %)
· Devoir travailler le week-end (64 %)
· Ne pas parvenir à se connecter à une téléconférence (57 %)

Les réactions des travailleurs confrontés à ces problèmes peuvent être assez virulentes. En fait, 81 % déclarent avoir déjà travaillé sur une mauvaise version d'un document ou avoir passé trop de temps à chercher le bon fichier. Parmi ceux-ci, 29 % arrêtent purement et simplement de travailler sur le projet ou quittent le bureau avant l'heure lorsqu'ils se rendent compte du temps qu'ils ont perdu. Quelques réactions sont plus étonnantes :

· Crier sur son ordinateur (33 %)
· Penser se rendre au bar ou bistrot le plus proche (21 %)
· Jeter quelque chose (12 %)
· Se taper la tête contre son bureau (12 %)

Dans un autre communiqué, Perforce annonce la sortie de son nouveau produit, Commons (http://www.perforce.com/press/perforce-software-unveils-commons-bringing-power-enterprise-version-management-business-teams).

Méthodologie de l’enquête
Harris Interactive® a mené l'enquête en ligne du 9 au 13 juillet 2012 aux États-Unis et au Royaume-Uni pour le compte de Perforce, interrogeant un échantillon de 1 004 travailleurs intellectuels (500 aux États-Unis et 504 au Royaume-Uni), définis comme des adultes de 18 ans et plus, employés à temps plein ou à mi-temps, qui utilisent un ordinateur sur leur lieu de travail et sont amenés à partager tous types de fichier informatique avec d'autres dans le cadre de leur activité professionnelle. Les chiffres ont été pondérés lorsque nécessaire pour les aligner sur leurs proportions réelles dans la population. Aucune estimation du taux d’erreur d’échantillonnage théorique ne peut être calculée. La méthodologie complète peut être trouvée dans le rapport d'enquête figurant à la page www.perforce.com/83percent.

[1] Adultes de 18 ans et plus, employés à temps plein ou à mi-temps, qui utilisent un ordinateur sur leur lieu de travail et sont amenés à partager tous types de fichier informatique avec d'autres dans le cadre de leur activité professionnelle.

À propos d'Harris Interactive

Harris Interactive, l'un des principaux instituts d'études marketing au monde, s'appuie sur la recherche, la technologie et le sens des affaires, pour transformer des éléments de connaissance pertinents en prévisions exploitables. Connu largement pour les sondages Harris Poll® ainsi que comme pionnier de méthodologies de recherche innovantes, Harris propose des solutions exclusives dans les domaines de la compréhension des marchés et des clients, de la stratégie de marque et de réputation d'entreprise, et de la recherche en marketing, publicité, relations publiques et communications. Harris déploie son expertise dans une grande diversité de secteurs d'activité dont la santé, les technologies, les affaires publiques, l'énergie, les télécommunications, les services financiers, les assurances, les médias, la grande distribution, la restauration et les biens de grande consommation. De plus, Harris propose un éventail d'offres multiclients, qui complète ses solutions sur mesure tout en maximisant l'investissement en recherche de ses clients. Desservant une clientèle dans plus de 196 pays par le biais de bureaux en Amérique du Nord et en Europe, Harris se spécialise dans les solutions de recherche qui l'aident, ainsi que ses clients, à rester à la pointe de ce qui se fera demain. Pour plus d'informations, visitez le site www.harrisinteractive.com.

À propos de Perforce Software

Des sociétés de premier plan telles que Salesforce.com, SAP et la bourse de New York (NYSE), font confiance à Perforce Software pour gérer leur capital de propriété intellectuelle le plus précieux. Les produits Perforce permettent aux équipes de travailler de concert sur des contenus numériques importants, dont du code logiciel, des documents, des fichiers multimédias, des feuilles de calcul, des images, etc. Ils sont les seuls à pouvoir gérer de grands ensembles de contenu distribué en garantissant une augmentation de productivité, une réduction des coûts et une amélioration de la sécurité et de la conformité. En y ajoutant Commons, Perforce permet désormais à quiconque de profiter facilement de ses puissantes fonctionnalités de gestion de versions. La société a son siège à Alameda (Californie) et compte des centres d’opération internationaux au Royaume-Uni, au Canada et en Australie. Pour plus d'informations, visitez le site www.perforce.com.