Le 1er août 2012 – En avril dernier, le Garage Veys de Deerlijk (Flandre Occidentale), un important concessionnaire Volkswagen Audi, a décidé d’implémenter un nouveau système pour la gestion de ses factures entrantes, des bons de commande et des bons de travail. Son but: fournir un meilleur service à ses clients et disposer d’une administration plus efficace.

Carl Veys, directeur de la concession, explique: “Nous devions absolument trouver un système performant pour les bons de travail. Afin d’établir la facture, nous devions introduire les données dans le système informatique et les clients devaient attendre pour l’obtenir, ce qui n’est pas vraiment très convivial. Ou alors, il fallait leur envoyer la facture, ce qui entraîne plus de travail au niveau de l’administration et de la comptabilité. Bien évidemment, nous avons contacté plusieurs fournisseurs, mais après une évaluation approfondie, nous avons choisi l’offre de RecoMatics car elle répondait parfaitement à ce que nous voulions réellement.”

“La plupart des systèmes qui sont utilisés dans notre secteur d’activités pour l’administration, fonctionnent sur base de la plaque minéralogique du véhicule,” dit Veys. “Comme souvent nous reprenons des véhicules - car nous savons qu’ils ont été entretenus parfaitement – et que nous les revendons à d’autres clients, il est indispensable que nous puissions disposer d’un historique du véhicule sur base du numéro de châssis. C’était un avantage supplémentaire de la solution proposée par RecoMatics.”

Avec le nouveau système, une fois les travaux à un véhicule terminés, le bon de travail est scanné en atelier et les données sont envoyées à l’administration qui y ajoute encore quelques détails pour compléter la facture. Elle est alors immédiatement disponible. Un système de reconnaissance est appliqué aux bons de travail afin de créer, avec la solution EasyForm de RecoMatics, une archive où les bons peuvent ensuite être consultés sans problème sur base du numéro de châssis ou de la plaque minéralogique.

L’archive numérique permet également l’archivage légale des factures. Ainsi, les versions papier de ces documents peuvent être détruites après 30 jours et un dossier numérique complet est constitué à partir de tous les documents concernant un client et son véhicule. Ces dossiers peuvent être consultés par ordinateur et peuvent aussi être envoyés par Internet aux clients ou aux compagnies d’assurances.

Bien évidemment, ce système de traitement des documents s’intègre parfaitement avec Venice, le système comptable qui depuis quelque temps déjà est le standard dans le groupe VW-Audi.

“Grâce à ce projet, nous allons réaliser des économies à tous les niveaux. Mais c’est au niveau des bons de travail que nous allons réellement faire plaisir à nos clients car ils recevront leur facture en même temps que la clef de leur véhicule. Ils ne devront plus attendre,” confirme Carl Veys.

Quatre mois se seront écoulés entre la décision de travailler avec RecoMatics et la mise en pratique du système, début août.

En savoir plus à propos de RecoMatics?

RecoMatics N.V., une entité autonome du groupe Dekimo (lui-même spin-off de l’université de Gand), est un intégrateur système basé à Gentbrugge, dans la région gantoise. Grâce à sa vaste expérience, tant au niveau de techniques novatrices en reconnaissance de caractères qu’en matière de workflow et de solutions d’archivage, RecoMatics est rapidement devenu un acteur important sur le marché du traitement documentaire. L’intégration de ses solutions EasyForm NxG avec SharePoint de Microsoft est un des ses atouts importants. Les solutions de RecoMatics peuvent être utilisées soit sur site soit via Azure (in the cloud). L’entreprise est aussi présente dans les pays voisins.

Les solutions de RecoMatics sont utilisées dans tous les secteurs du monde économique. Les applications comprennent le traitement de documents (chèques, virements, factures, bons de commandes, notes d’envoie, etc.) la gestion de dossiers et le workflow administratif, la gestion documentaire, la gestion de contenu et l’archivage numérique légal. Les clients de RecoMatics sont aussi bien des banques et des sociétés de transport que le secteur public, le monde de la distribution, etc. Parmi les utilisateurs des solutions de RecoMatcs, on trouve Fortis, Belfius, DSV, CCC-Continental Cargo Carriers, Thomas Cook, Jetair, AXA Banque et Assurances, Brantano Edenred, Sodexho, Colruyt, Vlerick Management School, Kantoen Natie, La SABAM, etc.

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