L'idée d'un bureau sans papier existe depuis près de 40 ans. Et pourtant l’impression n’a pas cessé de se généraliser depuis lors[1].

Avec l'avènement des nouvelles technologies, la quantité de papier que nous utilisons au travail a peut-être enfin commencé à diminuer, mais à un rythme trop lent. Pourquoi ne parvenons-nous pas à concrétiser cette idée d’un bureau sans papier ?

Quand on essaie de comprendre les raisons principales qui poussent les employés de bureau à imprimer, on constate qu'il existe des obstacles qui les empêchent d'appliquer des procédures 100% numériques. Est-il possible pour des entreprises de réduire la quantité d'impressions en supprimant ces obstacles complètement ou au moins partiellement ? Ou ces obstacles sont-ils insurmontables ?

Des freins existent. Et le papier présente des avantages qu'il est difficile de reproduire par le truchement du numérique, que ce soit avec les technologies actuelles ou de demain. Toutefois, la majorité des attraits du papier pourrait se retrouver dans le numérique si la volonté de créer de nouvelles solutions pour les entreprises était au rendez-vous.

Les innovations marquantes dans le domaine des technologies mobiles et infonuagiques offrent une occasion de modifier les comportements dans le monde du travail d'aujourd'hui. Mais pour convaincre les employés de changer leurs processus de travail reposant sur l’usage de papier, il faut aller à leur devant en s’engageant dans une démarche correcte et veiller à ce que les nouveaux processus soient les plus conviviaux et intuitifs possible.

Pourquoi imprimons-nous ?

Aujourd’hui, les travailleurs impriment par nécessité et/ou par choix préférentiel.

Lire

Jusqu'il y a peu, il y avait de bonnes raisons pour préférer lire des documents sur papier plutôt qu'à l'écran : portabilité, lisibilité et possibilité d'annotation. Toutefois le succès rencontré par la tablette a changé la donne. Nous devons donc exploiter la prolifération de ces appareils pour rendre la disponibilité des documents beaucoup plus instantanée et intuitive.

Imaginez un monde dans lequel le bouton 'lire' serait tout aussi généralisé que le bouton 'imprimer'. Imaginez qu'en appuyant sur ce bouton, l'utilisateur pourrait instantanément obtenir le document sélectionné sur n'importe lequel de ses appareils, et le lire dans son application de lecture préférée.

Annoter

Dans un monde idéal, où l'annotation sur écran serait une fonctionnalité universelle, simple et conviviale, la tendance resterait-elle figée sur la prise de notes sur papier ? Sans doute en partie, mais uniquement dans des situations bien spécifiques.

L’annotation digitale deviendra la norme quand les techniques numériques donneront des résultats très proches de l’écriture sur papier et donc facilement lisibles.

Signer

Selon InfoTrends[2], même dans un secteur comme la banque qui recourt à énormément de transactions électroniques, les signatures se font toujours principalement sur papier. Par exemple, plus de 70% des personnes interrogées déclarent toujours y recourir pour obtenir des signatures de prêts et de placements ou d’investissements[3].

L'autorisation électronique s'implante quand les entreprises numérisent complètement tous leurs processus opérationnels impliquant la signature et l'autorisation d’une part et quand elles simplifient la procédure de signature électronique pour les utilisateurs d’autre part.

Partager

Le numérique est depuis longtemps la voie privilégiée pour partager l’information, même si les attributs physiques peuvent encore conférer plus d’impact aux pages imprimées.

Enregistrer

La technologie nous permettant de stocker des documents au format numérique évolue rapidement. On voit déjà apparaître des scanners industriels avec des systèmes de reconnaissance intelligente des caractères et des systèmes électroniques permettant l'indexation et l'enregistrement de métadonnées pour une recherche ultérieure.

Les bénéfices potentiels de l'extraction de tonnes de données contenues dans des documents papier pour les injecter dans des systèmes électroniques sont énormes. C'est la promesse du 'Big Document Data' et peut-être le seul et principal moteur du changement des comportements d'impression au sein de votre entreprise.

Révolution numérique

Comme on le voit de plus en plus clairement dans le monde du travail, la généralisation des technologies de l'information - avec le succès fulgurant des smartphones et tablettes, et de l'univers des applications et services basés sur le nuage - a introduit dans nos vies de nouveaux comportements et de nouvelles compétences et attitudes.

Le temps de ces innovations révolutionnaires vient à peine de sonner: au niveau mondial les ventes de smartphones ont pour la première fois dépassé celles des ordinateurs à la fin de 2011[4]. La tablette moderne qui est la technologie la plus évidente aujourd'hui pour reproduire des expériences similaires à celles vécues avec le papier, existait à peine avant le lancement de l'iPad en 2010.

L'onde de choc du changement commence donc seulement à se faire ressentir. Mais la tendance consistant à utiliser plusieurs appareils et à attendre un haut niveau de fonctionnalités informatiques non liées à un poste de travail fixe va continuer de se marquer de plus en plus fort.

Par exemple, IDC prédit que 37% de la main-d'œuvre mondiale sera mobile d'ici 2015[5], et Gartner prévoit que d'ici 2014 90% des entreprises supporteront des applications d’entreprise sur des appareils personnels[6].

Du papier au numérique

La révolution des technologies mobiles entraîne un changement dans les habitudes d'utilisation des documents ; changement qui favorise le numérique au détriment du papier. Même si le papier possède quelques atouts difficilement reproductibles via les technologies numériques actuelles ou attendues dans un proche avenir, le digital peut dès aujourd'hui nous offrir la plupart des avantages que nous apprécions tant dans le support physique.

Analysez la manière dont les employés traitent certaines tâches quotidiennes, et repensez-les afin qu’elles puissent être réalisées électroniquement. L'essentiel est de rendre les procédures les plus simples et pratiques possible, tant pour les travailleurs du savoir que pour ceux qui sont moins rompus à la technologie.

La lecture, l'annotation, le partage, l'autorisation et l'enregistrement sont des comportements propres à tout employé utilisant beaucoup de documents, au nombre desquels figurent assurément les travailleurs du savoir. Mais ces comportements se manifestent aussi spécifiquement à chaque étape d'un processus d'entreprise structuré impliquant des collaborateurs.

Ainsi, au cours d’un processus de ressources humaines ou de gestion du cycle de vie d'un produit, les employés sont régulièrement appelés à un moment donné à lire des documents, à les commenter, à les enrichir, à les organiser, à les diffuser, à les enregistrer.

Les entreprises qui relèvent le défi de la réduction de l’utilisation du papier ont beaucoup à y gagner. Bien entendu, le changement comporte des risques et peut être perturbateur, voire douloureux, mais il y a une raison pour laquelle les gens cherchent à diminuer la consommation de papier au bureau depuis des décennies : la promesse d'un monde du travail plus efficace, productif, collaboratif et durable.